یک نفر جدید استخدام میکنی، برای هر کاری دستورالعمل مینویسی، و سه ماه بعد هنوز هیچ کاری بدون تایید تو جلو نمیره. دلیلش کمبود نیرو نیست و بد بودن دستورالعمل هم نیست. توی این نوشته میخوام نشون بدم مشکل واقعا از کجاست و چطور حل میشه.
وابستگی به مدیر از کجا میاد؟
جواب کوتاهش اینه که همهی تصمیمها از یک نفر رد میشن. توی کسبوکار وابسته، هر تصمیم کوچیک و بزرگ باید از زیر نظر یک آدم رد بشه، از اینکه به این مشتری چقدر تخفیف بدیم تا اینکه این جنس رو از کدوم تامینکننده بخریم. چیزی که این کسبوکار رو از یک کسبوکار مستقل جدا میکنه همینه، نه تعداد کارمنداش.
توی یک بدن سالم، مغز فقط جهت رو مشخص میکنه. دستت که به چیز داغ میخوره قبل از اینکه پیام به مغز برسه عقب کشیده شده، چون این تصمیم رو نخاع میگیره نه مغز. مغز یک لحظه بعد خبردار میشه و درد رو حس میکنه، یعنی وقتی که کار انجام شده. توی کسبوکار وابسته همچین مسیری ساخته نشده، پس مغز که همون تویی مجبوره تکتک واکنشها رو خودش صادر کنه، و ته هر روز خستهای.
چرا سپردن کار کافی نیست؟
استخدام نیروی جدید یک جفت دست دیگه اضافه میکنه که اون هم برای هر تصمیم میاد سراغ تو، پس تعداد آدمهایی که منتظر جواب تو میمونن بیشتر میشه نه کمتر. دستورالعمل هم فقط میگه یک کار رو چطور انجام بده، نه اینکه وقتی وضعیت با حالت عادی فرق کرد چه تصمیمی بگیره. دقیقا همون لحظههای استثناست که آدمها گوشی رو برمیدارند و میپرسند حالا چی کار کنم.
ریشهی ماجرا اینه که تو کار رو میسپاری ولی اختیار تصمیمگیری رو نگه میداری. به کارمندت میگی بستهبندی و ارسال با تو، ولی همین که مشتری زنگ میزنه و میگه جنس ایراد داشته و میخواد پس بده، کارمند نمیدونه اجازه داره قبول کنه یا نه، پس میاد از تو میپرسه. کار رو سپردی ولی تصمیم رو نه، و چون کار با تصمیمها جلو میره، عملا هیچی بدون تو تموم نمیشه.
یک فروشگاه لوازم خونه رو تصور کن که صاحبش بستهبندی و پیک و جواب دادن به دایرکت رو سپرده به دو نفر، ولی چون هیچکس اجازهی تصمیمگیری دربارهی تخفیف و مرجوعی و تعویض رو نداره، روزی دهها بار ازش میپرسند این رو قبول کنم یا نه. سپردن کار بار جسمی رو کم میکنه ولی وابستگی رو کم نمیکنه، چون وابستگی سر تصمیمه نه سر کار.
فکر کن دو هفته نیستی؛ اول کجا گیر میکنه؟
فکر کن دو هفته میری سفر و گوشیت آنتن نمیده. آدمهات کارهای همیشگی رو بلدند و انجام میدن، بستهها ارسال میشه و پیج بهروز میمونه. چیزی که روی هم تلنبار میشه کارها نیست، تصمیمهاست. یک مشتری عمده میخواد سفارش بزرگ بده و میپرسه چقدر تخفیف میدی، یک تامینکننده قیمتش رو بالا برده و منتظره بگی بخریم یا نه، یک کارمند میخواد مرخصی بره و کسی نمیدونه اجازهاش با کیه. وقتی برمیگردی، انبوهی از تصمیمهای معطلمونده جلوته که هر کدوم شاید یک فرصت از دست رفته بوده.
همین شکنندگی موقع انتقال کار به نسل بعد خودش رو نشون میده. موسسهی Family Business Institute تخمین میزنه فقط حدود ۳۰ درصد کسبوکارهای خانوادگی به نسل دوم میرسند و حدود ۱۲ درصد به نسل سوم. بخش بزرگی از این ریزش سر پول و مالیات نیست، سر اینه که کل کسبوکار توی سر یک نفر جمع شده بوده و وقتی اون یک نفر کنار میره، هیچکس نمیدونه تصمیمها رو چطور باید گرفت.
چطور اختیار تصمیمگیری رو واگذار کنی؟
مشکل سر تصمیمگیریه، پس راهحل هم باید از همونجا شروع بشه. خبر خوب اینه که این کار نه نرمافزار گران میخواد نه ساختار پیچیده. این چند قدم اختیار تصمیمگیری رو کمکم از تو به آدمهات منتقل میکنه:
- تصمیمهای تکراری رو فهرست کن. یک هفته هر بار کسی ازت پرسید این رو چی کار کنم یادداشتش کن. آخر هفته میبینی همون چند نوع تصمیم بارها تکرار شده، نه صد نوع تصمیم متفاوت.
- برای هر کدوم یک قانون روشن بذار. بهجای اینکه هر بار خودت جواب بدی، قانون بگو، مثل اینکه تا فلان مبلغ تخفیف آزاده یا مرجوعی جنس سالم تا هفت روز بدون پرسیدن قبوله.
- مرز اختیار رو مشخص کن. روشن کن تا چه مبلغی طرف خودش تصمیم بگیره و از کجا به بعد بیاد بپرسه. همین یک خط ساده معلوم میکنه کدوم کار رو واقعا سپردی و کدوم هنوز مال توئه.
- فقط به موارد استثنا رسیدگی کن. کاری کن آدمها فقط وقتی سراغت بیان که وضعیت واقعا از قانون بیرون زده، نه برای هر مورد عادی.
- اجازه بده اشتباهات کوچیک اتفاق بیفته. اگه هر تصمیم اشتباه رو خودت درست کنی، آدمها یاد میگیرند اصلا تصمیم نگیرند و منتظر تو بمونن. باید هزینهی چند اشتباه کوچیک رو بدی تا اختیار واقعا منتقل بشه.
- نتیجهها رو هفتگی بازبینی کن. هفتهای یک بار بشین و نتیجهی تصمیمها رو با هم نگاه کن بهجای اینکه وسط تکتکشون بپری، تا هم کنترل داشته باشی و هم دست آدمها رو نبندی.
لازم نیست همهی اینها رو یکشبه پیاده کنی. از پرتکرارترین تصمیم شروع کن نه بزرگترینش. همون تصمیمی که روزی چند بار آدمها رو میفرسته سراغت، مثل تخفیف یا مرجوعی، هم بیشترین وقت تو رو میگیره و هم کمریسکترین جا برای تمرینه، چون اگه یکی دو بار اشتباه از آب دربیاد ضررش کوچیکه. وقتی دیدی این یکی چند هفته بدون تو درست پیش رفت، سراغ تصمیم بزرگتر بعدی برو. واگذاری تصمیمگیری یک تکه از کار بزرگتریه که توی سیستمسازی کسبوکار کامل توضیح دادم.
جمعبندی
کسبوکارت به تو وابسته میمونه نه چون کم نیرو داری یا دستورالعمل ننوشتی، بلکه چون اختیار تصمیمگیری هنوز فقط دست توئه. راه بیرون اومدن اینه که بهجای سپردن کار، اختیار تصمیمگیری رو با چند قانون و مرز مشخص بدی به آدمهات تا خودشون توی چارچوب تصمیم بگیرند. دفعهی بعد که یکی ازت پرسید این رو چی کار کنم، بهجای جواب دادن یک لحظه صبر کن و از خودت بپرس اگر چه قانونی داشتم این آدم اصلا مجبور نبود بپرسه.