چند هفته وقت گذاشتی و قرار شد سفارش‌ها به‌جای دفتر توی نرم‌افزار ثبت بشن. روز اول همه سر تکون دادند که باشه، روز سوم یکی گفت الان دستم بنده و بعدا واردش می‌کنم، و آخر هفته دیدی تیم برگشته سر همون دفتر قدیمی.
ایراد از اون نرم‌افزار نبود. کاری که انجام نشد جا انداختن روش تازه توی تیم بود و اسم همین کار مدیریت تغییره.
مدیریت تغییر توی تیم کوچک یعنی چی؟
اگه دنبال مدیریت تغییر بگردی، بیشتر چیزی که پیدا می‌کنی درباره‌ی تحول سازمانیه و مثال‌هاش شرکت‌هایی با صدها کارمنده. اون حرف‌ها برای جایی نوشته شدند که پیام تغییر باید از چند لایه‌ی مدیریت رد بشه تا به آدمی برسه که سر کار واقعیه.
توی تیم پنج نفره‌ی تو ماجرا خیلی ساده‌تره و مدیریت تغییر یعنی یک روش تازه رو طوری وارد کار تیم کنی که بعد از چند روز رهاش نکنند. با سیستم‌سازی اون روش رو می‌سازی و با مدیریت تغییر جاش می‌ندازی، و اگه دومی رو بلد نباشی اولی روی کاغذ می‌مونه.
چرا روش تازه بعد از چند روز کنار گذاشته می‌شه؟
وقتی تیم روش تازه رو کنار می‌ذاره، معمولا نه تنبله و نه لجبازی می‌کنه. هر بار که این وضع رو از نزدیک دیدم، یکی از این چهار دلیل پشتش بوده.
- نمی‌دونه چرا. براش روشن نیست ثبت سفارش توی نرم‌افزار چه مشکلی رو حل می‌کنه، برای همین فکر می‌کنه یک کار اضافه‌ست که تو دلت خواسته.
- عادت داره. روش قدیمی براش جا افتاده و روش تازه روزهای اول کندتره، پس ناخودآگاه برمی‌گرده سراغ همونی که بلده.
- می‌ترسه. فکر می‌کنه این روش تازه برای اینه که بیشتر تحت نظر باشه، یا جاهایی که تا حالا سرسری کار کرده معلوم بشه.
- واقعا کار اضافه‌ست. حالا باید سفارش رو هم توی دفتر بنویسه هم توی نرم‌افزار ثبت کنه، بدون اینکه کاری ازش کم شده باشه.
سه‌تای اول با یک گفت‌وگوی کوتاه حل می‌شه، ولی چهارمی رو باید خودت درست کنی. تا وقتی دفتر قدیمی سر جاشه، هیچ‌کس نرم‌افزار رو کامل قبول نمی‌کنه.
مزیتی که تیم کوچک داره و سازمان بزرگ نداره
توی یک هلدینگ پیام تغییر از چند لایه رد می‌شه و تا به آدمی برسه که سر کار واقعیه بخش زیادیش گم می‌شه. تو ولی هر روز کنار همون چهار پنج نفری ایستادی که قراره روششون عوض بشه و همون لحظه که یکی گیر می‌کنه می‌تونی کنارش بشینی و درستش کنی.
همین نزدیکی یک روی دیگه هم داره، چون توی تیم کوچک رابطه‌ها نزدیکه و یک قاعده‌ی تازه راحت شخصی به نظر می‌رسه، انگار داری به خود اون آدم گیر می‌دی. راهش اینه که قاعده رو به یک نقش وصل کنی نه به اسم یک نفر، یعنی به‌جای اینکه بگی از این به بعد علی فاکتورها رو چک می‌کنه، بنویس چک کردن فاکتور کار مسئول فروشه، همون کاری که توی شرح شغل انجام می‌دی.
چطور یک تغییر رو جا بندازی؟
جا انداختن یک تغییر تئوری پیچیده‌ای نمی‌خواد و به پنج کار ساده برمی‌گرده که معمولا از سر عجله ازشون رد می‌شیم.
- اول بگو چرا، بعد بگو چطور. اگه فقط بگی از فردا سفارش‌ها رو توی نرم‌افزار ثبت کن، تیم یک دستور شنیده و همین. ولی اگه بگی چند بار سفارش جا موند و مشتری ناراضی شد و می‌خوایم جایی باشه که هیچ سفارشی گم نشه، همون تیم دلیلش رو فهمیده و خودش هم همین رو می‌خواد.
- کوچک شروع کن. یک تغییر رو کامل جا بنداز و بذار تیم نتیجه‌اش رو ببینه، بعد برو سراغ بعدی، چون اگه چند تا تغییر رو با هم شروع کنی هیچ‌کدوم کامل انجام نمی‌شه.
- یک نفر رو مسئول پیگیریش کن. اگه معلوم نباشه پیگیری این تغییر با کیه، بعد از یک هفته هیچ‌کس سراغش رو نمی‌گیره.
- خودت اول از همه بهش عمل کن. اگه قاعده رو گذاشتی و خودت اولین کسی باشی که ازش رد می‌شه، تیم یاد می‌گیره این قاعده جدی نیست، چون توی تیم کوچک حواس همه به رفتار توئه نه به حرفت.
- روش تازه رو بنویس. تا وقتی فقط گفته شده و جایی نوشته نشده، یک هفته بعد هر کسی یک جور دیگه انجامش می‌ده. یک صفحه مستندسازی کافیه که همه یک نسخه‌ی واحد جلوشون باشه.
یک چیز دیگه هم هست که معمولا نادیده گرفته می‌شه. هر روش تازه‌ای روزهای اول کندتر از روش قدیمیه چون تیم هنوز بهش عادت نکرده، و همین کندی باعث می‌شه فکر کنی روش جواب نداده و برگردی سر قبلی، در حالی که فقط باید یکی دو هفته بهش وقت بدی.
از کجا شروع کنی؟
دنبال عوض کردن چند تا چیز با هم نرو، به‌جاش به آخرین تغییری فکر کن که جا نیفتاد، همون چک‌لیست یا نرم‌افزار یا قاعده‌ای که چند روز بعد کنار گذاشته شد، و از خودت بپرس کدوم یکی از اون چهار دلیل پشتش بوده.
بعد همون یک تغییر رو با یک دلیل روشن و یک مسئول و یک نسخه‌ی نوشته‌شده دوباره امتحان کن و یک هفته بهش وقت بده. اگه دیدی هر چیزی که می‌سازی هفته‌ی اول کنار گذاشته می‌شه و دلیلش رو پیدا نمی‌کنی، توی یک جلسه‌ی تشخیص رایگان با هم می‌بینیم کدوم تغییر باید اول جا بیفته.