یک نفر از تیم می‌آد می‌پرسه این مرجوعی رو قبول کنم یا نه، یک ربع بعد یکی دیگه می‌پرسه به این مشتری چقدر تخفیف بدم، و تا آخر روز ده تا تصمیم کوچک از همین جنس روی میز تو جمع شده.
هیچ‌کدوم از این‌ها کار سختی نیست و همه‌شون رو توی چند ثانیه جواب می‌دی، ولی همه‌شون منتظر تو می‌مونن چون هیچ‌جا نوشته نشده که این تصمیم‌ها دست کیه. چیزی که کم داری شرح شغله، منتها نه اون شرح شغلی که با شنیدن اسمش به ذهنت می‌آد.
شرح شغل با آگهی استخدام چه فرقی داره؟
آگهی استخدام رو برای بیرون می‌نویسی تا آدم جذب کنی، ولی شرح شغل برای داخله تا بعد از اومدن اون آدم روشن باشه چی ازش می‌خوای. برای همین یکی پر از جمله‌های تبلیغاتی درباره‌ی محیط کار پویاست و اون یکی باید خشک و دقیق بگه این نقش قراره چه نتیجه‌ای بسازه.
بیشتر نمونه‌هایی که توی گوگل فارسی پیدا می‌کنی فهرست بلندی از کارهاست، مثل جواب دادن به مشتری، ثبت سفارش، پیگیری ارسال و هماهنگی با تامین‌کننده. این فهرست فقط می‌گه طرف روزش رو چطور پر می‌کنه، ولی نمی‌گه آخرش مسئول چه نتیجه‌ایه و کجا اجازه داره خودش تصمیم بگیره، یعنی دقیقا همون دو چیزی که نبودشون کار رو برمی‌گردونه سر میز تو.
تیم کوچک دقیقا کجا می‌شکنه؟
وقتی سه نفرید، همه همه‌کاره‌ان و این اصلا بد نیست، بلکه همون چیزیه که بهتون سرعت می‌ده و اجازه می‌ده هر کاری زمین موند یکی برش داره. مشکل از جایی شروع می‌شه که تیم به شش هفت نفر می‌رسه و همون انعطاف تبدیل می‌شه به ابهام.
از اون به بعد دو حالت مدام تکرار می‌شه، یا دو نفر هر کدوم فکر می‌کنن کار مال اون یکیه و آخرش هیچ‌کس انجامش نمی‌ده، یا هر دو انجامش می‌دن و وقت یکی‌شون هدر می‌ره. علامتش هم چیزیه که هر روز می‌بینی، یعنی همون صفی که پشت میز تو تشکیل می‌شه تا تکلیف کارها روشن بشه.
هر بار که با یک تیم چندنفره می‌شینم و می‌پرسم این کار مشخص با کیه، معمولا دو سه نفر همزمان به هم نگاه می‌کنن. همین نگاه یعنی نقش‌ها هیچ‌وقت روشن نشدن و کسب‌وکار داره با یک ساختار تصادفی کار می‌کنه که کسی طراحیش نکرده.
سوال اصلی اینه که کدوم تصمیم دست کیه
شرح شغلی که کار رو راه می‌ندازه به‌جای فهرست کارها به دو تا سوال جواب می‌ده، اینکه این نقش مسئول چه نتیجه‌ایه و تا کجا اجازه داره بدون پرسیدن از تو تصمیم بگیره. سوال دوم مهم‌تره و تقریبا هیچ‌جا نوشته نمی‌شه.
فکر کن یک فروشگاه داری و مسئول فروشت می‌دونه کارش فروختنه، ولی نمی‌دونه تا چند درصد می‌تونه سر قیمت پایین بیاد، کالای مرجوعی رو با چه شرطی پس بگیره، و تا چه مبلغی می‌تونه بدون تایید تو به مشتری تخفیف بده. تا وقتی این سه تا عدد نوشته نشده، هر مشتری که چانه بزنه یک بار تو رو وسط کار قطع می‌کنه.
ولی همین که این چند قاعده رو با عدد مشخص می‌نویسی، تصمیم از میز تو برداشته می‌شه و می‌شینه روی نقش، و همین‌جاست که وابستگی کسب‌وکار به خودت کم می‌شه. دقت کن که این کار سپردن مسئولیت نیست، سپردن اختیاره، چون کسی که کار رو انجام می‌ده ولی برای هر تصمیمش باید بیاد بپرسه، عملا هنوز داره وقت تو رو می‌گیره.
یک شرح شغل نصف‌صفحه‌ای چی توش هست؟
لازم نیست دنبال فرم چندصفحه‌ای و بندهای حقوقی بگردی، چون برای یک تیم کوچک، نصف صفحه‌ی روشن از ده صفحه‌ای که کسی بازش نمی‌کنه خیلی بیشتر به کار می‌آد. پنج تا بخش کافیه:
- هدف نقش در یک جمله. این نقش اصلا برای چیه و اگه یک ماه خالی بمونه چه چیزی زمین می‌مونه.
- سه تا پنج نتیجه‌ای که مسئولشه. نتیجه بنویس نه فعالیت، مثل تحویل به‌موقع سفارش‌ها به‌جای هماهنگی با پیک.
- تصمیم‌هایی که خودش می‌گیره، با سقفشون. همون عددها و شرط‌ها، مثل تخفیف تا ده درصد یا مرجوعی تا هفت روز بعد از خرید.
- چیزهایی که باید بپرسه. فهرست کوتاهی از موارد استثنا که تصمیمش با توئه، تا معلوم باشه بقیه‌اش با خودشه.
- کار از کجا می‌آد و به کجا می‌ره. با کدوم نقش‌ها در ارتباطه و خروجی کارش دست کی می‌رسه.
این پنج بخش رو هم پشت میز و به‌تنهایی ننویس، بلکه با خود کسی بنویس که هر روز اون کار رو انجام می‌ده، چون جزئیات تصمیم‌ها و گیرهای واقعی رو اون می‌دونه نه تو. اگه بخوای همین نوشته بعدا به درد نفر بعدی هم بخوره، مستندسازی همون کار رو کنارش بذار تا معلوم بشه هر مرحله دقیقا چطور انجام می‌شه.
از کجا شروع کنی؟
برای همه‌ی نقش‌ها با هم شرح شغل ننویس چون نصفه رهاش می‌کنی. به‌جاش یک هفته هر سوالی که ازت پرسیدن رو یادداشت کن، آخر هفته ببین بیشترشون مال کدوم نقشه، و شرح شغل رو از همون یکی شروع کن.
همین یک صفحه معمولا نصف اون سوال‌ها رو حذف می‌کنه و بهت نشون می‌ده بقیه‌ی نقش‌ها رو هم می‌شه به همین شکل روشن کرد. اگه خواستی بدونی کدوم نقش رو اول بنویسی و کدوم تصمیم‌ها رو می‌شه از میزت برداشت، توی یک جلسه‌ی تشخیص رایگان با هم پیداش می‌کنیم.