آخر سال می‌شینی و به کار نیروهات نمره می‌دی، به یکی می‌گی خوب بودی و به یکی می‌گی باید بهتر کار کنی، و شاید یک فرم هم پر می‌کنی و توی کشو می‌ذاری. نیرو سر تکون می‌ده و می‌ره، و هفته‌ی بعد دقیقا همون‌طوری کار می‌کنه که قبلش کار می‌کرد.
این نمره دادن اسمش ارزیابیه و فقط یک تکه از کاریه که باید انجام بشه. به کل اون کار می‌گن مدیریت عملکرد.
مدیریت عملکرد توی تیم کوچک یعنی چی؟
اگه دنبال مدیریت عملکرد بگردی، دو جور محتوا پیدا می‌کنی. یک دسته برای شرکت‌هایی نوشته شدند که صدها کارمند و یک واحد منابع انسانی جدا دارند و از فرم و شاخص و ارزیابی سالانه حرف می‌زنند، و دسته‌ی دیگه نرم‌افزاری معرفی می‌کنند که همون فرم‌ها رو دیجیتال می‌کنه. صاحب یک تیم پنج نفره توی هیچ‌کدومشون جایی برای خودش پیدا نمی‌کنه.
توی تیم کوچک ماجرا ساده‌تره. مدیریت عملکرد یعنی اول به هر نفر بگی دقیقا چه نتیجه‌ای ازش می‌خوای، بعد هر هفته ببینی به اون نتیجه رسیده یا نه، و هر وقت دیدی عقب مونده همون موقع باهاش حرف بزنی.
با سیستم‌سازی قاعده‌ها و نقش‌های کسب‌وکارت رو می‌سازی، و با مدیریت عملکرد می‌بینی اون قاعده‌ها واقعا نتیجه دادند یا نه. ارزیابی فقط بخشی از این کاره و اگه بقیه‌اش نباشه، مثل اینه که ماشینت رو سالی یک بار ببری معاینه‌ی فنی ولی توی طول سال هیچ‌وقت روغن و لاستیک‌هاش رو چک نکنی.
چرا نمره دادن آخر سال جواب نمی‌ده؟
طبق پژوهش گالوپ، فقط دو نفر از هر ده کارمند قبول دارند که عملکردشون طوری مدیریت می‌شه که بهشون انگیزه بده کارشون رو عالی انجام بدن. یعنی هشت نفر از هر ده نفر، سیستمی که براشون گذاشته شده رو یا بی‌اثر می‌دونند یا دلسردکننده.
دلیلش توی تیم کوچک روشن‌تر هم هست. بازخوردی که سالی یک بار داده می‌شه وقتی به دست نیرو می‌رسه که کار مدت‌هاست تموم شده و دیگه نمی‌شه درستش کرد، پس نیرو حس می‌کنه داری گذشته‌اش رو قضاوت می‌کنی نه اینکه کمکش کنی بهتر بشه. تازه تو هر روز کنار همون آدم نشستی و کارش رو از نزدیک می‌بینی، برای همین نشستن پشت میز و خوندن نمره از روی فرم بیشتر مصنوعی به نظر می‌رسه تا مفید.
چهار قدمی که باید مرتب تکرار بشن
مدیریت عملکرد توی تیم کوچک فرم پیچیده و نرم‌افزار گرون نمی‌خواد و به چهار قدم برمی‌گرده که هر کدوم بدون بقیه ناقصه.
- انتظارت رو شفاف کن. قبل از اینکه کار کسی رو بسنجی باید معلوم باشه از اون نقش چه نتیجه‌ای می‌خوای، نه فقط چه کارهایی باید انجام بده. «به تماس‌ها جواب بده» یک کاره، ولی «هیچ مشتری بیشتر از یک روز منتظر جواب نمونه» نتیجه‌ایه که می‌شه دیدش، و همین رو باید توی شرح شغل اون نقش بنویسی.
- نتیجه رو هر هفته ببین. لازم نیست چیز پیچیده‌ای باشه. یکی دو تا عدد ساده انتخاب کن، مثل تعداد پیام‌هایی که بیشتر از یک روز بی‌جواب موندند، و هر هفته نگاهشون کن تا بفهمی نتیجه داره به دست میاد یا نه.
- بازخورد رو همون موقع بده. وقتی کاری خوب پیش رفت همون روز بگو، و وقتی کاری از انتظارت فاصله گرفت چند روز بعد بگو نه چند ماه بعد، چون بازخورد وقتی اثر داره که نیرو هنوز اون کار رو یادش باشه.
- با خود نیرو دلیلش رو پیدا کن. قرار نیست فقط بگی خوب بود یا بد بود. با اون نیرو بررسی کن چی جلوی نتیجه رو گرفته و قدم بعدی چیه، و بعد دوباره برگرد سر قدم اول.
این چهار قدم یک بار انجام نمی‌شن و تموم نمی‌شن. بعد از قدم چهارم دوباره برمی‌گردی سر شفاف کردن انتظار، و فرقش با ارزیابی سالانه دقیقا همینه.
وقتی به‌جای نتیجه، حضور رو می‌سنجی
اگه ندونی نتیجه‌ی درست رو چطور ببینی، ناخودآگاه شروع می‌کنی به سنجیدن اینکه کی سر وقت اومده، کی تا دیروقت مونده و کی سرش شلوغ به نظر می‌رسه. ولی سرشلوغی نتیجه نیست، و کسی که هشت ساعت مشغول به نظر می‌رسه ممکنه کمتر از کسی نتیجه بده که چهار ساعت کار درست انجام داده. وقتی معیارت حضور باشه، تیمت هم یاد می‌گیره مشغول به نظر برسه.
این اشتباه یک هزینه‌ی دیگه هم داره. تا وقتی نتونی کار رو از روی نتیجه‌اش بسنجی، مجبوری خودت مدام بالای سر همه باشی تا مطمئن بشی کار جلو می‌ره، و این همون وابستگی کسب‌وکار به صاحبشه. وقتی انتظار شفاف باشه و نتیجه هر هفته دیده بشه، دیگه لازم نیست بالای سر کسی بایستی تا بفهمی کارش درست پیش می‌ره یا نه.
از کجا شروع کنی؟
سراغ فرم و نرم‌افزار نرو. یکی از نقش‌های تیمت رو انتخاب کن، همونی که بیشتر از بقیه ذهنت رو درگیر کرده، و بنویس از اون نقش دقیقا چه نتیجه‌ای می‌خوای که بشه دیدش. بعد یکی دو تا عدد ساده براش انتخاب کن و همین هفته یک گفت‌وگوی کوتاه با اون نیرو درباره‌ی همون عددها داشته باش.
اگه همین کار رو هر هفته تکرار کنی، خیلی بیشتر از یک جلسه‌ی ارزیابی سالانه روی نتیجه‌ی اون نفر اثر می‌ذاره. و اگه دیدی هنوز مجبوری بالای سر همه باشی تا کار جلو بره، توی یک جلسه‌ی تشخیص رایگان با هم بررسی می‌کنیم نتیجه‌ی کار تیمت رو چطور می‌شه هر هفته دید تا دیگه لازم نباشه بالای سر کسی باشی.