از صبح تا شب یکی‌یکی میان سراغت و می‌پرسن این رو چی کار کنم و اون یکی رو کی تحویل بدم، و تو تمام روز داری به همین سوال‌ها جواب می‌دی. یا اگه جلسه‌ای هم داری، جلسه یعنی یک ساعت خودت حرف می‌زنی و کار پخش می‌کنی و بقیه گوش می‌دن.
توی هر دو حالت هماهنگی کار از یک جای غلط انجام می‌شه، یعنی از خود تو. جلسه‌ی کاری منظم همون چیزیه که این هماهنگی رو از دوشت برمی‌داره.
جلسه‌ی کاری توی تیم کوچک یعنی چی؟
اگه دنبال جلسه‌ی کاری بگردی، تقریبا همه‌ی نتیجه‌ها یک جور حرف می‌زنند: دستور جلسه داشته باش، سر وقت شروع کن، صورتجلسه بنویس. این نکته‌ها غلط نیستند ولی از دل جلسه‌های شرکت‌های بزرگ بیرون اومدند، جایی که ده‌ها نفر توی یک اتاق جمع می‌شن و کار اصلی نظم دادن به همون شلوغیه.
تیم چهار پنج نفره‌ی تو این مشکل رو نداره. مشکل تو اینه که هر کس هر وقت گیر می‌کنه میاد سراغ تو، و جلسه‌ی کاری همون جاییه که می‌تونه این رفت‌وآمد رو جمع کنه و بذاره روی یک قاعده‌ی منظم. با سیستم‌سازی قاعده‌هایی می‌سازی که کار رو از حضور دائم تو جدا کنند، و جلسه‌ی منظم ارزون‌ترین و ساده‌ترین همین قاعده‌هاست.
چرا بیشتر جلسه‌ها آخرش وقت هدر دادنه؟
جلسه یک بیماری قدیمی داره که از شرکت‌های بزرگ شروع شده. طبق بررسی هاروارد بیزینس ریویو، مدیرهای رده‌بالا الان به‌طور میانگین نزدیک به بیست و سه ساعت از هفته‌شون رو توی جلسه می‌گذرونند، در حالی که همین عدد توی دهه‌ی شصت میلادی کمتر از ده ساعت بود. یعنی جلسه کم‌کم از یک ابزار هماهنگی به یک عادت تبدیل شده. تیم کوچک این‌قدر وقت اضافه نداره، پس اگه جلسه می‌ذاری باید همون یک ساعت واقعا چیزی رو حل کنه.
توی تیم کوچک جلسه از دو راه بی‌فایده می‌شه. اولی جلسه‌ی بی‌تصمیمه، یعنی جمع می‌شین و هر کس از کارش گزارش می‌ده و همه سر تکون می‌دن، ولی آخرش معلوم نیست کی قراره چی رو تا کی انجام بده. این جلسه فقط حس با هم بودن می‌ده و هیچی رو جلو نمی‌بره.
دومی جلسه‌ی تک‌نفره‌ست، یعنی همون یک ساعتی که خودت حرف می‌زنی و کار پخش می‌کنی و بقیه شنونده‌اند. این یکی از اولی هم بدتره، چون نه‌فقط هماهنگی رو از دوشت برنمی‌داره، بلکه تیم رو عادت می‌ده برای هر چیز منتظر بمونه ببینه تو چی می‌گی.
جلسه‌ی درست وابستگی کسب‌وکار به تو رو کم می‌کنه
بزرگ‌ترین کاری که یک جلسه‌ی درست انجام می‌ده اینه که آدم‌ها تصمیم‌های روزمره رو خودشون می‌گیرند. وقتی تیم می‌دونه سه‌شنبه‌ی هر هفته یک ساعت می‌شینیم و گیرها رو با هم بررسی می‌کنیم، دیگه لازم نیست وسط هفته برای هر سوال کوچک کار تو رو قطع کنه، چون می‌دونه جای اون سوال کجاست و کی بهش می‌رسه.
عکسش هم درسته. تا وقتی هر هماهنگی از راه تو انجام می‌شه، داری هر روز وابستگی کسب‌وکار به صاحبش رو تمرین می‌دی و محکم‌ترش می‌کنی. جلسه‌ی منظم کم‌هزینه‌ترین جاییه که می‌تونی این وابستگی رو کم کنی، چون به پول و نرم‌افزار و آدم تازه نیاز نداره و فقط یک ساعت ثابت از هفته می‌خواد.
چطور یک جلسه‌ی کاری بچینی که نتیجه بده؟
پنج قاعده کافیه و بیشتر صاحب‌های کسب‌وکار یکی دوتاش رو رعایت می‌کنند و بقیه رو جا می‌ندازند.
- کوتاه باشه و هر هفته سر ساعت ثابت. یک جلسه‌ی کوتاه که هر هفته همون روز و همون ساعت برگزار می‌شه از یک جلسه‌ی چندساعته‌ی گاه‌به‌گاه بهتره، چون تیم به ریتمش عادت می‌کنه و دیگه لازم نیست هر بار براش هماهنگ کنی.
- از قبل معلوم باشه سر چی حرف می‌زنید. حتی سه خط کافیه. اگه دستور جلسه نداشته باشی، هر کس هر چی به ذهنش رسید می‌گه و جلسه بدون هیچ نتیجه‌ای تموم می‌شه.
- جلسه برای تصمیم گرفتنه، نه شنیدن گزارش. گزارش رو می‌شه نوشت و خوند و نیازی به جلسه نداره، پس هر چیزی که تصمیم نمی‌خواد رو از دستور جلسه بیرون بذار.
- هر تصمیم یک مسئول و یک مهلت داشته باشه. اگه معلوم نباشه این کار با کیه و تا کی باید انجام بشه، هفته‌ی بعد سر نقطه‌ی اول هستید.
- تصمیم‌ها رو بنویس. چیزی که فقط شفاهی گفته شده، هفته‌ی بعد هر کس یک جور دیگه انجامش می‌ده، ولی چند خط مستندسازی توی یک فایل مشترک کافیه که همه ببینند قرار شد چی بشه.
خود این جلسه‌ی هفتگی هم یک روش تازه‌ست و روزهای اول با بی‌حوصلگی روبه‌رو می‌شه، پس مدیریت تغییر بهت می‌گه چطور جا بندازیش تا بعد از دو هفته کنار گذاشته نشه.
از کجا شروع کنی؟
لازم نیست از همون اول همه‌ی این پنج قاعده رو با هم پیاده کنی. فقط یک ساعت ثابت از هفته جدا کن، یک دستور جلسه‌ی سه‌خطی بنویس، و این قاعده رو بذار که از هر جلسه چند تصمیم روشن با یک مسئول و یک مهلت بیرون بیاد و همون‌جا نوشته بشه.
اگه چند هفته پشت سر هم ادامه‌اش بدی، بیشتر از هر تکنیک پیچیده‌ای هماهنگی رو از دوشت برمی‌داره. و اگه دیدی هر کاری می‌کنی باز همه‌چیز به خودت برمی‌گرده، توی یک جلسه‌ی تشخیص رایگان با هم می‌بینیم گیر کار از کجاست و اولین چیزی که باید از دوشت برداشته بشه کدومه.